メンタルヘルス不調で休職するとき｜人事が最初に整える手順と連絡方法

2026年8月2日

従業員から「メンタルヘルス不調でしばらく休みたい」と連絡があったとき、人事担当者は安全確認、欠勤・休職の手続き、診断書、給与や社会保険、職場への説明など、多くの判断を短時間で求められます。

この段階で原因を詳しく聞き出したり、復職時期を約束させたりすると、本人の負担を大きくすることがあります。最初に必要なのは、療養へ安心して移れる状態をつくり、会社との連絡方法を整理することです。

この記事では、従業員がメンタルヘルス不調で休職するときに、人事が初動で整えたい手順、健康情報の取扱い、休職中の連絡、復職支援へのつなぎ方を解説します。

メンタルヘルス不調による休職で人事が担う役割

人事の役割は、本人を診断したり、詳しい原因を調査したりすることではありません。就業規則に基づく手続きを案内し、療養を妨げない連絡体制を整え、給与・社会保険・給付など生活に関わる情報を分かりやすく伝えることです。

また、本人の健康情報を適切に管理し、主治医、産業医、上司との役割を整理して、将来の職場復帰支援へつなげます。

休職の原因に職場の長時間労働、ハラスメント、安全上の問題が関係している可能性がある場合は、本人への療養支援と会社としての職場対応を分けて進めます。本人の回復を待つことを理由に、明らかな職場問題を放置してはいけません。ハラスメントの相談を受けた際の初動と記録の残し方は、ハラスメント相談を受けたときで整理しています。

最初に行う安全確認

本人から強い希死念慮、自傷の危険、極端な混乱などをうかがわせる連絡がある場合は、通常の休職手続きより安全確保を優先します。本人を一人にしない対応、家族や医療機関への連絡、救急相談などを、社内の緊急対応ルールに沿って検討します。

人事担当者だけで危険性を判定せず、産業医や医療職へ速やかに相談してください。メールやチャットだけで状況が分からないときは、本人の負担に配慮しながら、現在安全な場所にいるか、医療機関へ相談できているかを確認します。

緊急性がない場合も、休み始めた直後は手続きの連絡を一度に詰め込まず、本人が確認できる分量に分けて伝えます。

休職初日に整えたい6つの項目

1. 欠勤・休職の扱い

まず、現在の休みが年次有給休暇、欠勤、休職のどの扱いになるか、就業規則に基づいて案内します。休職開始日、休職可能期間、提出書類、会社貸与物、連絡期限などを一覧にして伝えると混乱を減らせます。

口頭説明だけでは、体調が悪い本人が内容を覚えられないことがあります。要点を文書やメールでも送り、家族等を連絡補助者にする場合は本人の同意と共有範囲を確認します。

2. 診断書など必要書類

会社が診断書を求める場合は、必要な記載内容、提出期限、費用負担、提出先を明確にします。病歴や治療内容を必要以上に求めず、休業の必要性と見込み期間など、手続きと就業判断に必要な情報へ絞ります。

診断書に復職予定日が書かれていても、将来の復職を確約するものではありません。治療経過により変更される可能性があることを前提に扱います。

3. 給与・社会保険・給付

休職中の給与、社会保険料、住民税、会社の福利厚生、傷病手当金などについて、本人がいつ何を申請するかを案内します。制度の適用は加入状況や社内規程で異なるため、一般的な説明だけで断定せず、担当部署や健康保険者の最新情報を確認します。

無給期間が生じる場合は、保険料等の本人負担分をどのように支払うかも早めに伝えます。生活上の不安を減らすことは、療養に専念しやすい環境づくりにつながります。

4. 会社との連絡窓口

上司、人事、同僚など複数の人から連絡が入ると、本人の負担が増えます。会社側の窓口を原則一人に決め、連絡手段と頻度を本人と相談します。

連絡方法は、電話、メール、郵送など本人が対応しやすい手段を選びます。「毎週必ず電話」と一律に決めるより、休職初期は連絡を少なくし、回復に応じて調整する方法が現実的です。

5. 職場への説明

上司や同僚へは、業務運営に必要な範囲で「一定期間休む」「担当を変更する」などを伝えます。診断名、症状、家庭事情、治療内容を本人の同意なく詳しく共有しないよう注意します。

周囲から理由を聞かれた場合の回答もあらかじめ統一します。憶測が広がらないよう、「個人情報のため詳しい説明は控える。業務の引継ぎは会社が行う」と明確にします。

6. 復職までの大まかな流れ

休職開始時に、診断書を出せば自動的に復職できるわけではないこと、復職前に主治医の意見、産業医面談、会社の復職判断、就業配慮の検討があることを説明します。職場復帰支援の5つのステップ｜復職可否・支援プラン・就業配慮で流れを解説しています。

ただし、休職直後から復職日を急いで決める必要はありません。まず療養を優先し、復職支援の詳しい説明は体調が安定してから行います。

休職中の連絡計画を作る

休職中の連絡は「多すぎても少なすぎても」問題になります。頻繁な業務連絡は療養を妨げる一方、長期間まったく連絡がないと、給付や復職手続きが遅れることがあります。

次の内容を本人と共有しておくと安心です。

会社側の連絡担当者
原則の連絡手段
次回連絡のおおよその時期
本人が返信できない場合の扱い
診断書等の提出期限
緊急時に連絡する方法
給付・保険料等の事務連絡と健康確認を分けること

連絡時には、業務の進捗確認や復職の催促を中心にしません。「手続きで困っていることはないか」「次回の受診予定」「会社から必要な案内」を簡潔に確認します。

健康情報の取扱い

診断書、面談記録、治療情報などは要配慮個人情報に当たる機微な情報です。会社は健康確保に必要な範囲で取り扱い、閲覧できる担当者を限定します。

主治医へ情報提供を求める場合や産業医と連携する場合は、目的と共有範囲を本人へ説明し、原則として同意を得ます。面談で会社へ共有される情報の範囲は、産業医面談では何を話す？守秘義務・会社への報告範囲・面談の流れにまとめています。上司には病名や詳しい症状ではなく、休業期間、連絡上の配慮、復職後に必要となる可能性のある業務調整など、必要な情報だけを伝えます。

「会社には絶対に何も伝えない」と約束するのではなく、安全確保や手続きに必要な情報がある場合は、本人へ説明した上で必要最小限を共有します。